IntegrationPeople

FAQ | Veel gestelde vragen

Algemeen

Ja, sommige projecten kunnen we gedeeltelijk op resultaatbasis uitvoeren. Per aanvraag kunnen we hierover een uitspraak doen. 

IntegrationPeople voert alleen maar bedrijfsintegratie en carve-out opdrachten uit. Indien gewenst kunnen we een OR ook ondersteunen in het verkoopproces.  Andere opdrachten kunnen we desgewenst doorspelen in ons netwerk. Voordat we bij jouw organisatie aan de slag gaan hebben we een aantal stappen doorlopen. Deze zijn:

  • Intakegesprek. In dit gesprek bekijken en bespreken we samen met jou wat de casus is, wat je doelen zijn en geven we een eerste reactie op wat we aantreffen. Indien gewenst kunnen we voordat dit gesprek een geheimhoudingsverklaring tekenen. Als we waarde kunnen toevoegen brengen we een offerte uit.”
  • Deze offerte wordt met jou besproken en eventueel aangepast.
  • De finale offerte wordt ter ondertekening aangeboden.
  • Na ontvangst van de getekende opdrachtbrief wordt de online werkomgeving ingericht en gaan we met jou, onze opdrachtgever, in overleg over de planning en het aanvangstijdstip.
  • Periodiek hebben we contact met onze opdrachtgever om de voortgang van de opdracht te bespreken.”

Dit proces kan binnen een aantal dagen doorlopen zijn. Belangrijk hierbij vinden we dat we waarde kunnen toevoegen aan een acquisitie of een afsplitsing of carve-out. Indien nodig schakelen we onze competentiepartners in.

Integratie van bedrijven

Er zijn veel verschillende project management tools beschikbaar met verschillende functionaliteiten, afhankelijk van de specifieke behoeften van een organisatie of project. Hieronder vindt u een aantal veelvoorkomende functionaliteiten die in veel project management tools zijn opgenomen:

  1. Taakbeheer: De tool biedt een manier om taken in te delen, te plannen en te volgen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een takenlijst of gantt-diagram.

  2. Collaboratie: De tool biedt functionaliteiten voor het samenwerken en communiceren met teamleden, zoals bijvoorbeeld een chatfunctie of het delen van bestanden.

  3. Planning en budgettering: De tool biedt een manier om projectplannen te maken, te monitoren en aan te passen. Hierin kan ook een budget beheerd worden.

  4. Risicobeheer: De tool biedt een manier om risico’s in kaart te brengen, te analyseren en te beheren.

  5. Kwaliteitsbeheer: De tool biedt een manier om kwaliteitsnormen te definiëren en te monitoren, en eventuele afwijkingen op te sporen en op te lossen.

  6. Documentbeheer: De tool biedt een manier om documenten te beheren, te delen en te bewerken.

  7. Rapportage: De tool biedt functionaliteiten voor het genereren van rapporten over de voortgang van het project, budgetten en andere aspecten.

  8. Integratie: Veel project management tools integreren met andere software die vaak gebruikt worden zoals mail en kalender programma’s of andere project management software.

De softwaretool die wij gebruiken voor alle (second Wave) bedrijfsintegraties en carve-outs, ondersteunt ons in al onze fases van de projectuitvoering en bevat veel van de bovengenoemde functionaiteiten.

Via deze tooling kunnen we onze werkprogramma’s inregelen op een specifieke case. Waardoor er snel kunnen starten. Ook kunnen we onze analyse- en rapportagestructuren binnen deze tool direct gebruiken. Zij sluiten naadloos aan bij de specifieke casus en de Governance structuur van onze opdrachtgever. De tooling is binnen enkele uren ingeregeld.

Uiteraard overleggen we bij een opdracht hoe we deze softwaretool bij jouw bedrijfsintegratie inzetten.

Een bedrijfsintegratie kan een complex proces zijn, waarbij er veel uitdagingen kunnen zijn. Hieronder staan een aantal van de belangrijkste uitdagingen bij een bedrijfsintegratie:

  • Cultuurverschillen: Een van de grootste uitdagingen bij een bedrijfsintegratie kan zijn het samenbrengen van de culturen van twee verschillende organisaties. Dit kan leiden tot conflicten, onduidelijkheid en gebrek aan commitment van de werknemers.

  • Communicatieproblemen: Integratie kan moeilijk zijn, omdat mensen uit verschillende organisaties vaak verschillende taal, doelen en verwachtingen hebben. Het is daarom belangrijk om een duidelijke communicatie te hebben tijdens het integratieproces.

  • Procesoverlap en systeemintegratie: Een andere uitdaging kan zijn het combineren van processen en systemen van twee organisaties. Dit kan leiden tot inefficiëntie, en het is belangrijk om te zorgen dat de juiste processen en systemen worden behouden.

  • Verlies van key-personeel: Integratie kan leiden tot het verlies van belangrijk personeel, bijvoorbeeld als mensen niet gelukkig zijn met de veranderingen of als ze niet passen binnen de nieuwe organisatie.

  • Due Diligence & Integratie Planning : Een goede due diligence is van groot belang voor een succesvolle integratie, het identificeren van integratierisico’s en opportuniteiten van te voren en daar ook naar handelen kan hierdoor de integratie veel soepeler laten verlopen.

  • Financiële uitdagingen: De integratie kan ook leiden tot financiële uitdagingen, bijvoorbeeld het financieren van de integratie of het aanpassen van de financiële plannen en rapportage standaarden van de organisatie.

Een bedrijfsintegratie is anders dan een project omdat het een continu proces is in plaats van een tijdelijk project. Bedrijfsintegratie gaat over het samenvoegen van verschillende afdelingen of onderdelen van een bedrijf op een efficiënte en effectieve manier, terwijl een project een specifieke taak of doel is met een begin- en einddatum. Bedrijfsintegratie vereist ook een bredere en langerdurende aanpak, terwijl een project vaak specifieke doelstellingen heeft en gericht is op het oplossen van een specifiek probleem.

In beide gevallen maakt men gebruik van een stuurgroep. Deze is te definiëren als een groep van belangrijke stakeholders die verantwoordelijk zijn voor het sturen, beheren en monitoren van een project of programma. De stuurgroep heeft de verantwoordelijkheid om de algehele richting van het project of programma vast te stellen, de doelstellingen te bepalen en te zorgen voor de juiste middelen en mensen om deze doelstellingen te bereiken.

De leden van de stuurgroep zijn vaak afkomstig uit verschillende afdelingen of organisaties en hebben vaak diverse expertise en vaardigheden. Zij maken besluiten over veranderingen, richting en budgetten van het project, en adviseren het projectteam over de richting waarin het project moet gaan. De stuurgroep is vaak het hoogste orgaan in een project of programma en heeft de autoriteit om besluiten te nemen over de aanpak, de inzet van middelen en de implementatie van veranderingen.

Executive alignment is een term die bij een integratie verwijst naar het proces waarbij de leiders van een organisatie, zoals de CEO, COO, CFO, etc., hun visies, doelen, en strategieën over de samengevoegde organisatie op één lijn brengen. Dit betekent dat de leiders het eens zijn over de richting waarin de organisatie zich beweegt, en dat ze hun middelen (zoals budget, mensen, en technologie) gebruiken om deze doelen te bereiken.

Het realiseren van executive alignment binnen een integratie is van groot belang omdat het ervoor zorgt dat de organisatie efficiënter functioneert, omdat er geen conflicten zijn tussen de leiders over de richting van de organisatie. Wanneer de leiders het eens zijn, is er een grotere kans dat de organisatie haar integratiedoelen bereikt.

We hebben de voorkeur om deze executive alignment te realiseren in een workshop variant. In deze tweedaagse workshop wordt gewerkt aan teambuilding, wordt gebrainstormd over de integratiemogelijkheden van de verschillende bedrijfsfuncties, wordt de bedrijfscultuur aan de orde gesteld en worden de gemeenschappelijk in de workshop en aan de integratie gerelateerde en onderkende problemen besproken en opgelost. 

Daarna kan deze executive alignment onderhouden worden door:

  • Communicatie: Door regelmatig met elkaar te communiceren, kunnen leiders hun visies en doelen delen en bevestigen dat ze op één lijn zitten.
  • Overleg: Door regelmatig met elkaar overleg te plegen, kunnen leiders knelpunten bespreken en oplossen, en besluiten nemen die de organisatie verder helpen.

Als een organisatie goede integratie executive alignment heeft, kan dit leiden tot vermindering van conflicten, efficiëntie verhogen, beter presteren en verbeteren van de relatie tussen leidinggevenden en hun teams tijdens het integratieproces.

Guiding principles zijn richtlijnen of principes die als leidraad dienen voor de uitvoering en de besluitvorming van een te integreren organisatie. Ze geven richting aan hoe men handelt en besluiten neemt, en helpen om af te dwingen dat een organisatie of project zich aan haar waarden en doelstellingen houdt. De guiding principles zijn vaak fundamentele waarheden die worden gedeeld door de leden van een organisatie, project of programma en die vaak een grote invloed hebben op de cultuur van de organisatie.

Voorbeelden van guiding principles zijn: “kwaliteit boven kwantiteit”, “integriteit boven winst”, “klantgerichtheid boven eigenbelang” en “samenwerken boven concurrentie.” Deze principes dienen als een soort ‘north star’ voor een organisatie of project en helpen om besluiten te nemen, gedrag te sturen en conflicten op te lossen.

Bekijk ook het uitgebreider artikel over dit onderwerp.

Ja, een bedrijfsintegratie wordt vaak beschouwd als een strategisch project. Dit komt omdat een bedrijfsintegratie vaak gericht is op het realiseren van lange termijn doelstellingen, zoals groei, versterking van de marktpositie of het verkrijgen van nieuwe technologieën of capaciteiten. Deze doelstellingen zijn vaak van groot belang voor de organisatie en hebben een grote impact op haar toekomstige prestaties.

Daarnaast is een bedrijfsintegratie vaak een complex project, omdat het vaak gaat om het samenvoegen van twee of meer organisaties, processen en cultuur. Het is een proces dat veel planning, coördinatie en aandacht vereist, om ervoor te zorgen dat de integratie soepel verloopt. De integratie manager zal hierin een cruciale rol vervullen, om ervoor te zorgen dat de doelstellingen gerealiseerd worden en dat de bedrijfsintegratie een succes wordt.

Het is daarom belangrijk om op tijd te beginnen,  een duidelijk integratie plan op te stellen en om ervoor te zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaatsen zitten, zodat de integratie efficiënt verloopt. De bedrijfsintegratie is een proces waarbij de juiste stappen genomen moeten worden om te zorgen dat er geen chaos ontstaat en om te verzekeren dat de organisatie haar doelen behaalt.

Ja, er is een bedrijfsintegratie training voor Non Financials die we zelf verzorgen. Ook tref je een Post Merger Integration training van Alex van Groningen  aan. Wij leveren hier de beide docenten. 

Een 120 dagenplan is een strategisch plan voor een bedrijfsintegratie dat zich richt op de eerste 120 dagen van implementatie en er is aandacht voor:

  • De visie en de manier waarop de integratie plaats gaat vinden;
  • Het waardebehoud en waardecreatie;
  • De beheersing
  • Mensen, communicatie, cultuur en competenties.

Het is bedoeld om snel resultaten te boeken en een goede basis te leggen voor de verdere uitvoering. Het is een plan voor de korte termijn, waarin de integratiefunctie zich richt op de meest urgente en belangrijke taken die moeten worden uitgevoerd om de doelstellingen te bereiken. Daarnaast wordt de  programmamanager en de governance voorbereid en ingericht. Aan het einde van de 120 dagen periode is er een gedetailleerd integratieplan opgeleverd.

Aan het einde van deze periode wordt het integratieplan opgeleverd. Hierin wordt een goede basis gelegd voor het verdere waardebehoud en waardecreatie binnen de organisatie. Het plan hoeft geen 4 maanden te duren. Zij kan korter zijn of langer duren omdat iedere bedrijfsintegratie traject maatwerk is. Namelijk geen twee bedrijven zijn gelijk.

Bekijk onze diensten voor een uitgebreide beschrijving van deze activiteit.

Integratie due diligence is het proces waarbij een bedrijf in de pre-closing fase grondig onderzoek doet naar de integratie risico’s bij een ander bedrijf dat het overweegt over te nemen, om te bepalen of de overname een succesvolle integratie zal kunnen opleveren. 

Tijdens de integratie due diligence zullen er verschillende zaken onderzocht worden, zoals:

  • Visie en benadering

  • Waardebehoud en waardecreatie mogelijkheden binnen de operaties: Onderzoeken van de operationele aspecten van het bedrijf, zoals processen, productiecapaciteit, technologie, kwaliteitssystemen, en andere operationele zaken.

  • Beheersingsaspecten van de integratie

  • Mensen, communicatie, cultuur en competenties. Onderzoek naar de organisatiestructuur en de cultuur van het bedrijf, zoals de hiërarchie, de rollen en verantwoordelijkheden, en de manier waarop beslissingen worden genomen.

Hiermee zetten we belangrijke stap om te zorgen dat de organisaties niet hun bedrijfswaarde verliezen en zo snel mogelijk beginnen met het scheppen van waarde.

Het doel van de integratie due diligence is om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van hoe het bedrijf waarover een overname wordt overwogen geïntegreerd kan worden met de organisatie van de koper, om zo het risico van een mislukte integratie te minimaliseren. Ook kan het helpen bij het bepalen van een realistisch integratieplan en het bepalen van de kosten van een mogelijke overname.

 

De rol van een integratiemanager is om het proces van bedrijfsintegratie te leiden en te coördineren. De integratiemanager is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van het integratieplan, en voor het begeleiden van de integratie van twee of meer bedrijven tot een geheel.

Een integratiemanager moet ervoor zorgen dat de integratie op schema ligt en binnen budget blijft, en dat alle belangrijke beslissingen worden genomen. Ook moet zij/hij ervoor zorgen dat de juiste mensen op de juiste plaatsen zitten en dat de juiste middelen worden ingezet.

De integratiemanager moet goed op de hoogte zijn van de processen en systemen van beide bedrijven, om zo de integratie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Dit kan ervoor zorgen dat er synergieën worden gecreëerd, waardoor kosten worden bespaard en/of productiviteit wordt verhoogd.

Er zijn diverse taken die horen bij een Integratie Manager; Hieronder een aantal van de belangrijkste:

  • Het coördineren van de verschillende activiteiten die nodig zijn om de integratie te voltooien
  • Zorgen voor goede communicatie tussen de teams van beide bedrijven
  • Het oplossen van knelpunten en het nemen van beslissingen als er problemen zich voordoen
  • Het monitoren van de voortgang en het bijhouden van eventuele aanpassingen die nodig zijn in het integratieplan.
  • Het identificeren van risico’s en het nemen van maatregelen om deze te minimaliseren

Het is belangrijk om te noteren dat Integratie managers vaak zowel business als IT kennis hebben, om zo een goed inzicht te hebben in de processen van beide bedrijven.

We kunnen voor het integratieprogramma ook één of meerdere integratiemanagers leveren of plaatsen. Deze ervaren integratiemanagers worden op afstand ondersteund, via onze tooling en onze werkprogramma’s tijdens de uitvoering van alle fasen van een integratieprogramma.

DE OR

Dat is eenvoudig. De OR of de leden van de OR hebben vaak de kennis en ervaring niet om een spelbepalende bijdrage te leveren in dit proces. De bestuurder maakt meestal bij deze processen gebruikt van een aantal adviseurs en kent zijn marsroute.

De bestuurder heeft je wellicht n.a.v. een in het kader van art. 24 WOR gehouden overlegvergadering gevraagd om op korte termijn advies te geven over de snel aan te leveren adviesaanvraag tot (voorgenomen) verkoop van (een deel van de) bedrijfsactiviteiten.

Daarom het volgende:

De ondernemingsraad (OR) is een wettelijk verplichte organisatie in Nederland die is ingesteld om de belangen van de werknemers te behartigen bij de besluitvorming van het management van de onderneming. De OR heeft daarom een belangrijke rol bij een verkooptransactie, omdat een verkoop vaak grote gevolgen kan hebben voor de werknemers van een bedrijf.

De wet geeft de OR het recht om geraadpleegd te worden in diverse situaties. Zo moet de OR geraadpleegd worden bij besluiten die grote gevolgen kunnen hebben voor de werknemers, zoals bij een verkoop van het bedrijf. Hierdoor kan de OR zich uitspreken over de gevolgen van de transactie voor de werknemers en het bedrijf als geheel en aanbevelingen doen. De OR kan hiermee inbreng hebben in de besluitvorming en het verkrijgen van garanties voor de toekomstige positie van de werknemers.

Daarnaast kan de OR ook geraadpleegd worden voor informatie over bijvoorbeeld de bedrijfsvoering, personeel en sociale zaken in het bedrijf die van belang zijn voor een koper.

De OR kan ook onderhandelen over afspraken, zoals bijvoorbeeld garanties voor de toekomstige positie van de werknemers, in een Sociaal Plan en deze afspraken vastleggen in een overeenkomst met de koper.

Daarnaast kan de OR zich uitspreken over het plan van aanpak van de verkoop, waaronder de criteria voor de selectie van de koper, de afspraken met de koper en de communicatie met de werknemers.

In een verkooptransactie, is het belangrijk dat de OR wordt betrokken bij het proces en dat de wensen en zorgen van de werknemers worden gehoord. Dit kan helpen bij het verkrijgen van garanties voor de toekomstige positie van de werknemers en bij het verminderen van onzekerheid en angst bij de werknemers.

M&A en CF adviseur

We kunnen jou, in je rol als MenA adviseur of als Corporate Finance adviseur, ondersteunen door een aantal zaken rondom de voorgenomen verkoop in beeld te brengen of te beoordelen.  Twee situaties zouden zich voor kunnen doen.

  • Er worden een deel van de activiteiten van de organisatie gesepareerd die verkocht moeten worden,een afsplitsing, divestment of carve-out.
  • De voorgenomen verkoop van de gehele organisatie of bedrijf aan een andere partij of gegadigde”

Bij een afsplitsing kunnen we de MenA of CF bijvoorbeeld helpen bij:

  • Het opstellen of het beoordelen van strategisch carve-out ontwerp;
  • Het opstellen van het TSA-raamwerk of het beoordelen van de Transitional Service Agreement (TSA);
  • Het opstellen of het beoordelen van de dekkingstekorten analyse op de overheadkosten;
  • Het uitvoeren of beoordelen van de tactische carve-out ondersteuning;
  • Het uitvoeren of beoordelen van de carve-out activiteiten;
  • Het organiseren of beoordelen van het retentiemanagement van medewerkers;
  • Het herinrichten of beoordelen van de afgeslankte organisatie;
  • Het inrichten of beoordelen van de dataroom gericht op het businessperspectief van de separatie of de carve-out.

Wanneer het bedrijf in zijn totaliteit verkocht gaat worden kunnen we jou als MenA adviseur helpen bij:

  • het inrichten of beoordelen van de dataroom gericht op het businessperspectief van de onderneming;
  • het vergroten van de integratiekennis bij de medewerkers van de verkochte organisatie. Dit door bijvoorbeeld een workshop te organiseren over de integratie, de do en don’ts  en de best practises. Dit met als doel dat men zo goed mogelijk op de samenvoeging en toekomstige samenwerking is voorbereid.

Belangrijk uitgangspunt is dat we altijd onze conclusies delen en bespreken met de leading adviseur van de opdrachtgever. Zo zorgen we voor een goed afgestemde deal, waarbij waardecreatie en waardebehoud voorop staat en de kosten onder controle zijn.

De rol van een Mergers and Acquisitions (M&A) adviseur is om organisaties te adviseren en te begeleiden bij het proces van fusies, overnames en andere vormen van samenwerking. De M&A adviseur kan adviseren over een breed scala van onderwerpen, waaronder de waardebepaling van bedrijven, de onderhandeling van aankoopprijzen en voorwaarden, due diligence, juridische en fiscale aspecten van de aankooptransactie.

De M&A adviseur speelt ook een belangrijke rol in het identificeren en minimaliseren van risico’s bij de transactie, en zorgt ervoor dat de client voldoet aan de wet- en regelgeving en de financiële vereisten. Het is een belangrijke rol voor de adviseur om ervoor te zorgen dat de deal op een juiste manier gebeurt, waarbij de kosten van de deal in de juiste verhouding staan met het gezamenlijke doel.

De MenA adviseur houdt zich gewoonlijk niet bezig met de integratie van bedrijven. Integratie van bedrijven vereist vaak specifieke vaardigheden en kennis, zoals bijvoorbeeld kennis van bedrijfsprocessen, IT-systemen, juridische aspecten en cultuurverschillen, en deze vaardigheden en kennis zijn vaak niet de specifieke focus van de MenA adviseur.

Hoe kan de adviseur toch nog zijn opdrachtgever triggeren over de ophanden zijnde integratie?

De praktijk leert dat de onderstaande vraagstelling de opdrachtgever noopt na te denken over de integratie en de wijze waarop deze vroegtijdig kan worden georganiseerd.

“De praktijk leert dat moeizame integraties in het 1e jaar leiden tot veel onrust in de organisatie en een resultaatverlies van tussen de 5 en 15%, waardoor de verwachte waardeontwikkeling niet wordt gerealiseerd.

Bedrijven die succesvol zijn in het integreren van hun acquisities hebben een aantal zaken met elkaar gemeen: ze beginnen op tijd met hun voorbereidingen, hebben een integratieteam en zorgen ervoor voor dat de focus van de directie tijdens de integratie op de running business blijft.

Hoe gaat u dat regelen bij deze acquisitie?”

Integratie of carve-out advies?

Wat uw sector of branche ook is, het is essentieel om te begrijpen wat u met uw integratie of carve-out wilt realiseren. We gaan daar graag met u over in gesprek, zodat we doelgericht waarde kunnen toevoegen aan uw specifieke case.