Succesvolle Dag 1 voorbereiding met een stakeholdergericht communicatieplan
Communicatieplan. Bij een succesvolle bedrijfsintegratie is de manier waarop communicatie wordt aangepakt van groot belang en net zoals de daadwerkelijke integratie zelf, begint stakeholdergerichte communicatie in aanloop naar de Dag 1: de eerste dag na closing van de deal.
Een stakeholdergericht communicatieplan zorgt ervoor dat uw organisatie goed is voorbereid op deze Dag 1 en dat elke betrokken partij—van medewerkers en klanten tot leveranciers en aandeelhouders—vanaf het eerste moment op de hoogte is van wat er gaat gebeuren, waarom het gebeurt, en wat het voor hen betekent. Het gaat zowel om het zenden van informatie als om het openen van een dialoog waarin feedback, vragen en zorgen geuit kunnen worden. Dit artikel gaat in op hoe een doordacht, stakeholdergericht communicatieplan bijdraagt aan een succesvolle bedrijfsintegratie, door alle betrokkenen geïnformeerd, betrokken en toegewijd te houden aan een gezamenlijk doel.
Ook interessant: De Integratie Podcast aflevering 3 ‘de rol van communicatie bij bedrijfsintegratie’
Het belang van stakeholdergerichte communicatie in bedrijfsintegratie
Stakeholdergerichte communicatie overbrugt de kloof tussen verschillende bedrijfsculturen, processen en verwachtingen, vertelt een duidelijk verhaal over ‘het waarom’ van een integratie en blijft dit constant herhalen. Het succes van een bedrijfsintegratie hangt af van hoe goed de behoeftes en belangen van, en verschillen tussen, diverse belanghebbenden worden begrepen, aangepakt en bij elkaar gebracht. Een aantal voordelen:
- Versterken van begrip en vertrouwen: door de visie, strategie en eventuele voordelen van de integratie duidelijk en transparant te communiceren en mensen hierbij te betrekken, bouwt u aan vertrouwen met alle stakeholders. Dit vertrouwen is helpt om eventuele weerstand tegen verandering te overwinnen en legt een basis voor een succesvolle gezamenlijke toekomst.
- Bevorderen van betrokkenheid en steun: communicatie die specifiek is afgestemd op de behoeften en zorgen van verschillende stakeholdergroepen zorgt ervoor dat mensen zich gehoord en gezien worden, wat bijdraagt aan betrokkenheid. Actieve betrokkenheid leidt weer tot een hogere mate van draagvlak voor het integratieproces.
- Faciliteren van een soepele overgang: regelmatige communicatie over wat er gaat gebeuren, wanneer, wat er van stakeholders verwacht wordt en het continue blijven herhalen van de belangrijkste boodschappen, vermindert onzekerheid en angst. Dat versoepelt het overgangs- en integratieproces.
- Aanmoedigen van constructieve feedback en dialoog: een goed stakeholdergericht communicatieplan heeft kanalen voor zenden en kanalen voor tweerichtingsverkeer. Dit stelt stakeholders in staat input te geven en die input kan weer gebruikt worden om processen te verbeteren en volgende communicatie-initiatieven bij te sturen.
- Ondersteunen van cultuurintegratie: effectieve communicatie ondersteunt het overbruggen van verschillen in bedrijfscultuur en bevordert het ontwikkelen van een nieuwe, gezamenlijke cultuur op basis van gedeelde waarden, wat fundamenteel is voor langdurig en duurzaam succes.
Ook interessant: Ontdek de veelgemaakte communicatiefouten
De onderdelen van een stakeholdergericht communicatieplan
Het ontwikkelen van een stakeholdergericht communicatieplan heeft als doel is om de verschillende relevante stakeholders — zoals medewerkers, klanten, leveranciers, en aandeelhouders—te informeren, te betrekken en voor te bereiden op de aanstaande integratie. Een aantal elementen de in uw plan zeker niet mogen ontbreken:
- Doelstellingen: wat wilt u bereiken met de communicatie? Dit kan zijn bewustwording, begrip, betrokkenheid of het stimuleren van ander gedrag. Formuleer dit SMART.
- Bepaal de doelgroepen: identificeer de verschillende stakeholdergroepen. Wat is per doelgroep het profiel? Wat zijn de belangen en behoeften?
- Kernboodschappen en inhoud: wat is de belangrijkste boodschap? Deze komt het liefst in alle communicatie uitingen, naar elke groep, terug. Zijn er sub-boodschappen met een specifieke afstemming op een bepaalde doelgroep? Definieer deze boodschappen op een heldere, consistente en gerichte manier.
- Communicatiemiddelen en planning: via welke kanalen en middelen loopt de communicatie? Dit kan zijn mailing, intranet, nieuwsbrief, een FAQ-kanaal, een inloopspreekuur, meetings, persberichten, interne podcasts en video’s (en veel, veel meer). Kies de juiste kanalen, middelen en timing: wat, wanneer en hoe vaak. Verantwoordelijkheden en feedbackmechanismen: wie is waarvoor verantwoordelijk? Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan teamleven en maak tweerichtingscommunicatie mogelijk. Een manier waarop medewerkers en andere stakeholders vragen en feedback kunnen delen én een proces om ontvangen input te verwerken.
- Crisiscommunicatie: “When the pressure is on, you don’t rise to the occasion—you fall to your highest level of preparation.” – Chris Voss. Zorg voor een plan wanneer er iets mis gaat.
- Follow-up: als Dag 1 geweest is, het startsein voor de integratie is gegeven en alle betrokken partijen zijn op de hoogte, zorg er dan voor dat dit momentum aanhoudt. Geef verdere updates, informatiestromen en communicatie activiteiten vorm en blijf de integratie met communicatie ondersteunen.
- Evaluatie: op basis van welke indicatoren kan de effectiviteit van communicatie worden gemeten? Wanneer is de communicatie een succes?
- Training en ondersteuning: zorg dat iedereen die een rol speelt in het communicatieplan de kennis en middelen heeft om deze rol effectief uit te voeren
- Begroting: begroot de beoogde kosten en zorg dat de benodigde middelen zijn gewaarborgd.
Ook interessant: Change & Stakeholder management
Conclusie: een doordacht communicatieplan als basis voor succesvolle bedrijfsintegratie
Stakeholdergerichte communicatie is van groot belang om de onzekerheid die betrokkenen en belanghebbenden voelen bij verandering, weg te nemen en weerstand te verminderen. Dit begint allemaal wanneer u het startsein voor de integratie geeft, op de Dag 1 na closing van een deal. Door de kern van het communicatieplan en de belangrijkste boodschappen vanaf het begin duidelijk af te stemmen op de specifieke behoeften en zorgen van verschillende doelgroepen biedt het bovendien de kans te bouwen aan vertrouwen, betrokkenheid, en capaciteiten die nodig zijn om een integratie succesvol te laten verlopen. Tenslotte versoepelt stakeholdergerichte communicatie het samenvoegen van verschillende organisaties, bedrijfsculturen en teams tot één nieuwe, gezamenlijke organisatie.
Ook interessant: communicatie en transparantie
