Communicatiefouten: de 15 meestgemaakte bij integratie

Communicatiefouten: de 15 meestgemaakte bij integratie

Communicatiefouten zijn fouten waarvan wetenschappelijk onderzoek en onze dagelijkse integratiepraktijk hebben uitgewezen dat ze vaak voorkomen. Er worden inderdaad veel fouten gemaakt bij de bedrijfsintegraties. Dit doordat integratie kennis ontbreekt of er bijvoorbeeld geen acquisitie- en integratiedraaiboek bij de Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht aanwezig is.

Bij veel organisatie is een acquisitie en een integratie een eenmalige gebeurtenis. Er is weinig regie van de Raad van Toezicht of de Raad van Commissarissen. Hierdoor ontstaan er hectische situaties en ‘gedoe’ met stakeholders. Door je bewust te zijn van de meest gemaakte fouten, en hierop tijdig in te spelen, verloopt een integratieproces soepeler. Daarmee levert deze integratie rust, beheersing en betere resultaten op voor alle betrokkenen.

Vermijd daarom deze vijftien meest voorkomende bedrijfsintegratie communicatiefouten:

INTERNE COMMUNICATIEFOUTEN

  1. De waarheid vermijden. Bescherm je geloofwaardigheid door “het te vertellen zoals het is”. Het maakt daarbij niet uit hoe pijnlijk het is.
  2. Geen gehoor geven aan de “ik” problemen. Wanneer werknemers zich zorgen maken over wat hen persoonlijk kan overkomen, richten zij zich minder op hun werk. Zorg daarom goed voor hun ‘ik’ problemen.
  3. U vertelt uw medewerker niet dat er veranderingen op stapel staan. Een integratie ontvouwt zich als een snel veranderend verhaal. Help mensen de bewegingen en de dynamiek van de integratie te doorgronden. Zelfs als u in detail nog niet weet wat de veranderingen precies zijn.
  4. Hamsteren van informatie en antwoorden. Als je informatie achterhoudt voor je stakeholders, kunnen ze er uiteindelijk zelf achter komen en zelf informatie achterhouden.
  5.  De moeilijke beslissingen ontwijken.  Verwacht niet een integratieproces een probleemloos proces is. Er moeten altijd moeilijke beslissingen worden genomen.
  6.  Beloftes doen die verder gaan dan wat je kunt waarmaken. Een belofte doen die je niet kunt waarmaken is als spelen met munitie. Het kan in je gezicht ontploffen en je onbetrouwbaar doen lijken.
  7. Sugarcoating van de deal.  Geef de fusie geen “win-win” -scenario voor alle betrokkenen. Dit is toch in bijna alle gevallen niet haalbaar.

EXTERNE COMMUNICATIEFOUTEN

  1. De pers de controle geven over je verhaal. Plan uw presentaties zorgvuldig, definieer het verhaal en blijf vasthouden aan de boodschap.
  2. Laat concurrenten toe om eerst hun verhaal over de deal aan uw klanten te vertellen. Behandel de potentiële zorgen van uw klanten over de deal zodra de deal is aangekondigd.
  3. Gebruik te veel woordvoerders. Eén persoon moet het centrale uitwisselingscentrum voor communicatie zijn om een samenhangend verhaal naar de media te realiseren.

COMMUNICATIEFOUT: MISLEIDENDE VERKLARINGEN

Weersta de verleiding om uitingen te doen zoals:

  1. Dit zal een fusie van gelijken zijn.” Gelijkheid houdt in dat beide bedrijven dezelfde invloed of beslissingsmacht hebben bij de besluitvorming. Er is altijd een bovenliggende partij. Er is altijd iemand die de uiteindelijke beslissing neemt wanneer een impasse wordt bereikt. In de praktijk is  geen enkele deal echt een fusie van gelijken.
  2. De kansen die deze combinatie biedt, zijn voor iedereen gelijk.” De meeste werknemers in het overgenomen bedrijf zullen dat zien als onzin. Ze weten dat sommige mensen zullen winnen, terwijl anderen zullen verliezen.
  3. De voordelen zullen groot zijn.” Verschillende voordelen zijn van belang voor verschillende groepen mensen. Daarom is wat “beter” is voor sommige individuen of groepen misschien niet beter voor anderen. Dus communiceer genuanceerd en stakeholdergericht.
  4. We zullen eerlijke beslissingen nemen.” Wees voorbereid om keuzes te maken die goed zijn voor het bedrijf, maar die als ongerechtvaardigd worden ervaren door individuen die door deze beslissingen negatief worden beïnvloed.
  5. We zullen het beste van beide organisaties gebruiken.” Het management zal deze idealistische uitspraak niet waar kunnen maken, omdat werknemers aan beide kanten van de deal nooit zullen worden overtuigd dat de beste optie echt is gekozen.

Wat is eraan te doen?

Deze vijftien communicatiefouten kunnen voorkomen worden door vroegtijdig, tijdens de Integratie Due Diligence, te werken aan een communicatieplan dat alle stakeholdergroepen omvat. Door vroegtijdig te werken met guiding principles kan duidelijkheid ontstaan over wat er wel en wat er niet gecommuniceerd kan en moet worden. Dit, zodat hierbij de uitgangspunten van de acquisitie en de integratie het beste worden gediend en er een basis wordt gelegd voor een integratie die voor waardecreatie en waardebehoud gaat zorgen.