Hoe werkt arbeidsvoorwaarden harmonisatie bij een overname?

Nadat een fusie of overname is afgerond, de closing, bestaat op een gegeven moment in dit traject vaak de wens om arbeidsvoorwaarden van alle betrokken werknemers gelijk te trekken. Wij noemen dit harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. In de praktijk komt harmonisatie van arbeidsvoorwaarden regelmatig voor. Vaak als onderdeel van het integratieplan, na de 120 dagen periode. Onze ervaring leert dat zonder een goede voorbereiding een harmonisatietraject niet altijd succesvol zal zijn. Eigenlijk is harmonisatie niet mogelijk. Dit, omdat de afspraken die zijn gemaakt over arbeidsvoorwaarden in een arbeidsovereenkomst blijven gelden. Het is echter onder bijzondere omstandigheden wel mogelijk om van deze gemaakte afspraken af te wijken.

 Harmonisatie is eenzijdige wijziging

Als een bedrijf arbeidsvoorwaarden harmonisatie wenst door te voeren, vindt een eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden plaats. Dit betekent dat een werkgever, zonder daarvoor toestemming te hebben van de werknemer, arbeidsvoorwaarden aanpast. Een werkgever kan arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen, indien een “eenzijdig wijzigingsbeding” schriftelijk in de arbeidsovereenkomst is opgenomen en de werkgever voor het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden een zo zwaarwichtig belang heeft, dat het belang van de werknemer dat door een wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken (artikel 7:613 BW).

Wijzigingsbeding

Wanneer in de arbeidsovereenkomst géén schriftelijk eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen, is het moeilijker voor de werkgever om arbeidsvoorwaarden eenzijdig te kunnen wijzigen. In die situatie geldt dat de werkgever een redelijk voorstel moet doen aan de werknemers tot wijziging van zijn arbeidsvoorwaarden. Welk voorstel de werknemers alleen kunnen weigeren, wanneer het in redelijkheid niet van hen kan worden gevergd dat zij het voorstel accepteren (artikel 7:611 BW). Dit wordt ook wel de dubbele redelijkheidstoets genoemd.

Zwaarwichtig belang: harmonisatie is noodzakelijk.

Om een collectieve wijziging van arbeidsvoorwaarden te bereiken, heeft een werkgever dus een zwaarwichtig belang nodig. Het enkele bestaan van verschillende arbeidsvoorwaarden is daarvoor onvoldoende. Ook is een overname of fusie op zichzelf géén reden om arbeidsvoorwaarden te mogen harmoniseren. De werkgever zal namelijk moeten aantonen dat hij economische, technische of organisatorische redenen heeft om arbeidsvoorwaarden te harmoniseren. Van een organisatorische reden kan bijvoorbeeld sprake zijn als er twee verschillende beloningssystemen ontstaan, als gevolg waarvan de efficiëntie van het werk in gevaar komt, omdat sommige werknemers wel betaald krijgen voor overwerk en andere werknemers niet.

Voorbereiding

Dit begint met het controleren van de aanwezigheid van een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst. Mogelijk is deze activiteit tijdens de DD al voorbereid. Zorg verder dat vooraf goed is nagedacht over de redenen voor de harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden. Werk deze schriftelijk uit. Denk ook na over mogelijke collectieve overgangs- en/of compensatieregelingen voor uw werknemers. Wanneer bij een harmonisatietraject globaal de volgende stappen in acht worden genomen, wordt de kans op een succesvolle harmonisatie vergroot.  We gebruiken voor deze harmonisatie  het navolgend stappenplan.

Stappenplan arbeidsvoorwaarden harmonisatie

1. Bepalen van het nieuwe  arbeidsvoorwaarden strategie van de werkgever inclusief de doelstellingen en ontwerpprincipes, de guiding principles die daarin centraal staan;
2. Inventariseren en analyseren van voorkeuren van medewerkers, om steun voor verandering te krijgen. Hiervoor kan een medewerker community worden ingezet;
3. Inzet van een robuust arbeidsvoorwaardenmodel om scenario’s door te rekenen en impact-analyses te maken op individueel en organisatieniveau;
4. Inrichting van een ontwerp-, communicatie- en implementatieproces op basis van co-creatie met brede betrokkenheid van de werkgever en zijn arbeidsjurist, vakbonden, OR én medewerkers. Dit traject maakt onderdeel van het integratieplan binnen de werkstroom HRM.

Meer weten over de arbeidsvoorwaarden harmonisatie?

Wil je alle ontwikkelingen rondom dit thema nog eens nalezen? Download onze whitepaper over bedrijfsintegratie. We maken ook graag tijd om jouw integratiecasus te bespreken. Bel met Evert Oosterhuis op 036-54 82 507. We helpen je graag.