De stuurgroep, de 5 rollen bij een bedrijfsintegratie

De stuurgroep, de 5 rollen bij een bedrijfsintegratie

Wat is de rol en de waarde van een stuurgroep bij een bedrijfsintegratie?

De stuurgroep (SG) speelt een belangrijke rol. Bij een bedrijfsintegratie of carve out traject gaat over het nemen van vele beslissingen in korte tijd. Bovendien kennen bij een integratie de projectleden elkaar niet. Vaak komen ze van twee verschillende organisaties en bestaande projectorganisatie uit meerdere personen.

Verder moeten medewerkers en het management nog wennen aan de manier waarop besluiten worden genomen en hoe er over deze besluiten per fase wordt gecommuniceerd. Vele, en soms nieuwe, stakeholders hebben verschillende eisen en hun eigen business case, waar rekening mee te houden is. Daarnaast betekent de tijdsdruk van een bedrijfsintegratie of afsplitsing project vaak ook dat een standaard Prince 2 aanpak niet gaat werken.

De juiste dingen doen

Het gaat bij dit soort projecten dat mensen de juiste activiteiten doen. Verder dat deze mensen op het juiste moment betrokken zijn bij beslissingen en dat ze de juiste werkwijze volgen in het maken van hun beslissingen.

Beslissingen moeten worden gebaseerd op feiten, niet op meningen of politieke agenda’s. Als beslissingen ‘logisch’ en als rechtmatig worden ervaren, is de aanvaarding hoger en de uitvoering simpeler. Beslissingen worden geaccepteerd door degenen die het effect van de beslissing persoonlijk ervaren.

Vaak wordt een stuurgroep ingesteld om dit hele proces te geven. Al het werk wordt opgedeeld in functionele werkstromen. Deze gebruiken een ‘charter’, een projectopdracht, om hun werk uit te voeren. Vaak binnen de kaders van een businesscase en de zogenoemde ‘Guiding Principles’, die opgesteld zijn door de stuurgroep en bekrachtigd zijn door het management.

Stuurgroep

Een integratie- of carve out project wordt vaak groots opgetuigd. Stuurgroep, projectteam en werkstromen, het hoort er allemaal bij. Maar welke rollen moeten de verschillende projectonderdelen vervullen om als een goed team een project te laten slagen?

Vooral een SG wordt regelmatig ingesteld zonder dat vooraf goed is nagedacht wat de taken van deze groep zijn, wie welke rol moet vervullen en welke personen er zitting in moeten nemen om de taken te kunnen vervullen. In dit deel van het artikel wordt ingegaan op de rol van een stuurgroep in een project. Hierin worden de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en de rollen van de leden beschreven.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

Taken

De stuurgroep zorgt ervoor en heeft als belangrijkste taak het vervullen van een initiërende, signalerende en op doelstellingen bijsturende rol over een project. Deze taak kan worden omschreven als het regelmatig beoordelen van het projectresultaat, de projectdoelstelling en de projectrisico’s met rapportages. Na afronding van een projectfase zal de stuurgroep moeten bekijken:

  • of de projectresultaten voldoende zijn;
  • of de projectdoelstellingen nog gelden;
  • of de projectrisico’s aanvaardbaar zijn en/of in voldoende mate worden afgedekt.

Deze taak betekent dat de leden van de SG goed op de hoogte moeten zijn van de status en voortgang van het integratie of carve out project.

De praktijk

De praktijk bij een bedrijfsintegratie of carve out leert dat de kennis en de beschikbare vermogen van de leden vaak te beperkt zijn om een gewogen oordeel te kunnen vormen over de risico’s binnen het project. Een verstandige stuurgroep laat zich dan ook ondersteunen door een onafhankelijke externe integratie- of carve out deskundige die de status en voortgang van het project onderzoekt.

Bevoegdheden

De stuurgroep vervult eveneens een taak in de besluitvorming voor situaties waarin:

  • of de projectleider geen bevoegdheden heeft;
  • of  er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten binnen de projectorganisatie.

De rol die zij in het besluitvormingsproces vervult lijkt op het eerste gezicht een duidelijke zaak: de besluiten die de stuurgroep neemt zijn bindend; ze is namelijk het hoogste orgaan in de projectorganisatie en daarmee bevoegd tot het nemen van bindende besluiten.

Twee soorten stuurgroepen

De sturende stuurgroep neemt alle besluiten; de projectgroep heeft in het besluitvormingsproces een voorbereidende en uitvoerende taak. In de situatie dat een organisatie een stuurgroep onbewust positioneert als een klankbord; zien we zelden dat er een besluit wordt genomen door de stuurgroep. Als er situaties worden voorgelegd, zal de stuurgroep een advies over de besluitvorming formuleren. De projectgroep volgt dit advies op of niet.

De adviserende stuurgroep kan een meer ondersteunende rol vervullen. Ze neemt alleen besluiten waarvoor de projectgroep niet bevoegd is of waarover er een dispuut is binnen de projectgroep.

Verantwoordelijkheden

De trend is dat de stuurgroep meestal ook opdrachtgever is van een bedrijfsintegratie of carve out project. De rol van de opdrachtgever houdt eveneens in dat ze de projecteigenaar is en daarmee verantwoordelijk is voor de succesvolle uitvoering van het project.

De eindverantwoordelijkheid van zo’n project is belegd bij de stuurgroep, omdat het eindresultaat van het project moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. De stuurgroep heeft dan zowel budgettaire als bestuurlijke verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheidsstructuur moet waarborgen dat er voldoende aandacht is voor het behalen van de projectdoelstellingen.

Delegeren

De stuurgroep delegeert hierbij het dagelijkse projectmanagement aan de projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, kwaliteit en scope) gevolmachtigd is en rapporteert aan de stuurgroep. Er is geen bijsturing nodig zolang een project op koers ligt. Binnen de tolerantiegrenzen kan de projectmanager zelfstandig beslissingen nemen. Hij is verplicht te rapporteren naar de stuurgroep zodra het project buiten deze grenzen dreigt te komen. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden. Hiermee wordt in zekere mate gewaarborgd dat opvallende afwijkingen van de koers niet onopgemerkt aan de stuurgroep voorbijgaan.

Afsprakenkader

Om een effectieve besluitvorming te kunnen waarborgen zullen het projectteam en de stuurgroep bij de start van het integratie of carve out project enkele duidelijke afspraken moeten maken over:

  • de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
  • beslissingsbevoegdheid van de projectleider;
  • de manier waarop het projectteam rapporteert;
  • de frequentie van bijeenkomen.

De samenstelling

Het succes van projecten is onder meer afhankelijk van de betrokkenheid van alle betrokkenen. Binnen het project wordt een product opgeleverd door leveranciers (intern of extern), voor klanten (eindgebruikers), voor het behalen van organisatiedoelstellingen. Als één van deze partijen ondervertegenwoordigd is, levert dat risico’s op voor het succes van het project. Het leidt tot vertragingen, ontevreden klanten of projectresultaten zonder toegevoegde waarde voor de business.

Bij de samenstelling van de stuurgroep moeten de volgende aandachtspunten in ogenschouw worden genomen:

  • welke rollen worden er onderkend?;
  • de borging van de verschillende rollen inclusief de beslisrol;
  • de vertegenwoordigers die de juiste beslissingsbevoegdheid hebben.

De rol van de stuurgroep in de verschillende projectfasen

Een project bij een bedrijfsintegratie of carve out doorloopt verschillende fasen. Iedere fase heeft uiteraard een ander doel. De activiteiten verschillen hierdoor enigszins per projectfase. Dit op zich stelt weer andere eisen aan de samenstelling van de stuurgroep. In tabel 1 is per projectfase weergegeven welke taken de vertegenwoordigende rollen moeten hebben en welke eisen dit stelt aan de samenstelling.

Stuurgroep, Tabel-projectfasen integrationpeople.nl

Tabel 1. Taken binnen en samenstelling in de verschillende projectfasen.

Ook al zijn verschillende rollen en verschillende typen personen in de stuurgroep gewenst per projectfase. Dit betekent nog niet dat de integratie stuurgroep bij iedere fase totaal van samenstelling moet veranderen. Een vaste kern is van groot belang. Alleen met enkele stuurgroepleden die gedurende het gehele project in de stuurgroep zitting hebben, kan gewaarborgd worden dat de stuurgroep het overzicht heeft over het totale project. Ze moet namelijk niet alleen de benodigde besluiten kunnen nemen voor de fase waarin het project zich bevindt, maar ook de eerder genomen besluiten in overweging kunnen nemen. In voorkomende gevallen is het raadzaam dat de stuurgroep deskundigen uitnodigt haar te assisteren in haar rol.

Wat zegt de managementliteratuur over een SG. Lees het hier.