Post-closing: Integratie activiteiten

De daadwerkelijke integratie begint na de integratie voorbereiding en na closing van de acquisitie op dag 1. Na de closing is het tijd om de feitelijke integratie te starten. De stakeholders verwachten dit ook. We gebruiken dit moment om met onze bewezen aanpak de organisatie in beweging te brengen.

Voorbereiding voor de closing

Als u met ons werkt, dan wordt al voor de closing gewerkt aan de executive alignment, voorbereiding voor de eerste dag na de closing,  integratieplanning, mobilisatie van de teams, duidelijkheid over de verwachte voordelen en resultaten, ontwerp van de toekomstige organisatiestructuur en als laatste het onderzoeken van de culturele zaken en gevoeligheden.

Na de closing: de 120 dagen periode

Na closing begint de zogenoemde “120 dagen periode”, die overigens soms korter en soms langer duurt, de daadwerkelijke duur is uiteraard afhankelijk van nut en noodzaak. In deze 120 dagen fase worden de resultaten van deze activiteiten verder ontwikkeld of daadwerkelijk uitgevoerd. Eventueel achterstallig onderhoud komt aan het licht en zal moeten worden aangepakt.

In deze fase zijn de belangrijkste activiteiten:

• Het vanaf de eerste dag na de closing daadwerkelijk controle krijgen over de organisatie;
• Het onboarden van teams;
• Het bevestigen van eerder gedocumenteerde voordelen en synergieën;
• Het werken aan de culturele verschillen tussen de beide organisaties;
• Het tot overeenstemming komen over de Kpi’s die voor de integratie worden opgesteld en het maken van afspraken over het vastleggen en volgen van de synergieën;
• Het vasthouden van de key functionarissen;
• Bepalen van maatregelen die gericht zijn op het behouden van de bedrijfswaarde, het waardebehoud;
• Het aan het einde van de 120 dagen periode opstellen van een meer gedetailleerde integratieplanning.

Na de 120 dagen: het integratieprogramma

Na de “120 dagen periode” wordt het integratieprogramma opgestart. De werkstromen ondersteunen op hun deelgebieden deze strategische doelen. Het programma is een gedetailleerde, maar heldere route naar resultaat.  Het is aan de programmamanager, in combinatie met de uitvoerende werkstroommanagers, om de integratie, met al zijn hobbels en problemen, naar het eindresultaat te brengen. Flexibiliteit en doelgerichtheid zijn daarom belangrijk. Een belangrijk onderdeel van de gebruikelijke integratie- en werkstroomrapportage is de monitoring en de realisatie van de synergieresultaten. Bij grotere integraties wordt het programma ondersteund door een projectmanagement office (PMO) en bijbehorende projectmanagement.

Om dit onderdeel uit te kunnen voeren, zullen we enkele workshops voor de MT-leden organiseren, de onderlinge afhankelijkheden diepgaand in kaart brengen en de uitwerking per werkstroom of discipline organiseren. Tijdens vrijwel elke integratie maken we gebruik van workshop voor kennisdeling, cultuursessies plus afstemming en rapportage van activiteiten. Onze voorkeur heeft het om voor de werkstromen zoveel mogelijk ook uw eigen medewerkers in te zetten.

De duur van het integratietraject blijkt situatie-afhankelijk. 

Elke integratie is maatwerk. De “120 dagen” periode kan korter of langer duren. De exacte duur van het integratieprogramma wordt bepaald in overleg met de opdrachtgever. Omdat iedere bedrijfsintegratie maatwerk is blijkt de afstemming en de samenwerking met de opdrachtgever cruciaal. Voor deelonderwerpen is bovendien de expertise van onze competentiepartners beschikbaar.