Casestudy: Second wave integratie retailorganisatie

De gekochte organisatie bestaat nog maar kort en heeft een kleinere groep klanten, die loyale en actieve (regelmatige) kopers zijn. De gekochte organisatie is gevestigd in een hip pand in andere stad dan de koper. De internetoplossing van de gekochte organisatie is modern en effectief, en bestaat uit een volledig geïntegreerde IT-oplossing met een moderne front-end, supplychain en betalingsoplossingen.

Deal rationale

De rationale achter de overname, de casestudy, is volstrekt logisch: om haar afhankelijkheid van alleen fysieke winkels te verminderen, kan de koper gebruikmaken van de online oplossing van de gekochte organisatie. Veel leveranciers zijn hier al bekend mee, en kunnen snel instappen. Het volumespel dat de retailer speelt met haar leveranciers kan nu worden voortgezet over een groter volume (namelijk inclusief de on-line omzet). Het aanbieden van een online kanaal aan de bestaande loyale klanten kan interessant zijn, net zoals het inzetten van het bestaande loyaliteitsprogramma aan de on-line klanten van de target voor deze klantgroep interessant kan zijn. Het personeel van de overgenomen organisatie is enthousiast en ziet veel mogelijkheden voor een samenwerking met de grote retailer.

De praktijk

De werkelijkheid is (zoals zo vaak) echter weerbarstiger. Na een drietal jaren van voorzichtig proberen, is de samenwerking niet gelukt en worden de vruchten van de overname in deze casestudy niet geplukt. Het management heeft meerdere veelvoorkomende integratiefouten gemaakt. Er ontstaan problemen. Er een sfeer van wantrouwen ontstaan tussen het personeel van beide organisaties. De overgenomen partij zit nog steeds in haar eigen kantoor en heeft nauwelijks contact met de grote retailorganisatie. Er dreigt zelfs een stevige afschrijving op de koopsom van de acquisitie. Het management van beide organisaties wil de slechte situatie verbeteren en zo proberen de voordelen van de overname alsnog te behalen.

Analyse

Deze situatie schetst zich als een ‘second wave integratie’: het momentum van de overname is weg, en de organisaties zijn teruggevallen in hun ‘oude’ gedrag. Vaak is de sfeer verslechterd of is er zelfs sprake van onderling wantrouwen en politisering van de verhoudingen. In elk geval zijn de doelstellingen van de overname niet behaald (verre van dat, zelfs).

Oplossingsrichting voor deze casestudy

De situatie is oplosbaar door een specifiek ‘second wave integratie’ project te starten. Een dergelijk project is in de basis een ‘normaal’ integratieproject (zoals dat normaliter voor closing van een transactie start), maar heeft enkele specifieke kenmerken:

• Opnieuw vaststellen van doelstellingen en visie (Wat is de huidige stand van zaken aan beide kanten? Wat is het potentieel van de integratie op dit moment? Klopt de visie op de overname nog op dit moment of is bijstelling nodig?)
• Werken aan onderling vertrouwen (Kloppen de beelden die van elkaar bestaan eigenlijk wel?)
• Opnieuw creëren van momentum (E is nu geen transactiemomentum meer is om gebruik van te maken).

Second wave integratie aanpak

  Wij verwerkten deze elementen in een second wave integratie aanpak, die voor deze case study uit de volgende stappen bestond:

1. Analyse (~3-4 weken):
   1. Bepalen van de huidige situatie (baseline);
   2. Interviewen van stakeholders (als onderdeel van de baseline maar ook om vertrouwen te kweken);
   3. Uitwerken van visie, doelstellingen en aanpak met leidinggevenden (dit gebeurt in een ‘executive alignment workshop’).
2. Herstart van de integratieactiviteiten (~2-3 weken):
   1. Bepalen van de opzet van de integratieactiviteiten (werkstromen), inclusief benodigdheden (mensen en middelen);
   2. Opzetten van een passende projectstructuur, inclusief voortgangsmetingen en governance (zowel project als lijn en toezichthouders!) en stakeholdergericht communicatieplan;
   3. Selecteren en opleiden van werkstroomteams (dit zijn gemengde teams uit beide organisaties);
   4. Herstarten van het integratieproject (dit gebeurt in een ‘all-hands workshop’ waarin alle betrokkenen gaan werken aan de gedeelde visie en hun werkstromen aan elkaar presenteren)
3. Realisatie van de integratie doelstellingen:
   1. Uitvoering van de integratieprojecten;
   2. Uitvoeren van de governance;
   3. Meten van voortgang;
   4. Uitvoeren van het communicatieplan, vooral het uitgebreid delen van successen;
   5. Met leiders in de organisatie werken aan langetermijnborging om terugval te voorkomen (het ‘zie je wel het werkt toch niet’-effect).

Ervaring met Second Wave bedrijfsintegraties

De partners van IntegrationPeople hebben deze methode al verschillende keren met succes uitgevoerd. De essentie is om te werken aan vertrouwen bij deze casestudy second wave integratie. Door te werken vanuit feiten in plaats vanuit emoties, kan het vertrouwen stap voor stap teruggewonnen worden.