Case TopMondzorg
“IntegrationPeople bracht structuur, rust en regie in een complexe integratie, met een sterke combinatie van strategisch overzicht en praktische uitvoering.”
- Mylene Amoureus van TopMondzorg
De businessuitdaging
TopMondzorg stond voor een complexe integratieopgave na de overname van Fresh Tandartsen. Met de toevoeging van 40 praktijken en een eigen serviceorganisatie ontstond de uitdaging om twee organisaties gecontroleerd samen te brengen, zonder de continuïteit van zorg en dagelijkse operatie te verstoren.
De integratie van TopMondzorg en Fresh vroeg om meer dan het samenvoegen van processen en systemen. Er moesten keuzes gemaakt worden over besturing, aansturing, communicatie, IT, HR en de inrichting van de ondersteunende organisatie. Tegelijkertijd was het essentieel om rust en vertrouwen te behouden bij praktijkteams en medewerkers, in een omgeving waarin autonomie en continuïteit van de mondzorg centraal staan.
De ambitie was helder: een beheersbare integratie realiseren voor de service centers en tegelijkertijd de praktijken, zodat er een solide basis werd gelegd voor verdere schaalbaarheid en toekomstige groei.
De aanpak van IntegrationPeople
IntegrationPeople ondersteunde TopMondzorg vanaf de signing bij het opzetten en begeleiden van het integratieprogramma, vanaf de voorbereiding richting closing tot en met de afronding van de funderingsfase. In die periode brachten zij structuur aan in de integratieaanpak, besturing en besluitvorming.
IntegrationPeople heeft een integraal programma ingericht met duidelijke werkstromen voor onder andere HR, Finance, IT, Operations, Kwaliteit, Legal, Governance, Communicatie en de integratie van de service centers. Daarbij zorgden ze voor heldere rollen, prioriteiten en escalatielijnen, zodat besluiten sneller genomen konden worden en afhankelijkheden zichtbaar werden.
Een belangrijk onderdeel van hun rol was de voorbereiding op dag 1 en de periode direct na closing. Hiervoor ontwikkelden ze een concreet integratieplan met concrete resultaten, risico-overzichten, communicatiemomenten en operationele draaiboeken. Op deze manier ontstond rust en duidelijkheid binnen de organisatie op een cruciaal moment.
In de maanden daarna lag de nadruk op het borgen van voortgang, samenhang en besluitvorming. IntegrationPeople ondersteunden de directie bij keuzes rondom de toekomstige inrichting van de organisatie, met behoud van continuïteit richting praktijken, medewerkers en patiënten. Waar nodig sprongen ze flexibel bij op specifieke deelprojecten, zoals het cultuurprogramma, de inrichting van regiomanagement en besluitvorming rondom het salarishuis.
Hun aanpak combineerde programmatische regie met pragmatische uitvoering. Niet adviseren vanaf de zijlijn, maar actief bijdragen aan voortgang, afstemming en realisatie.
De opgeleverde resultaten
Door de integratie gestructureerd en gefaseerd aan te pakken ontstond grip op een programma met veel bewegende delen. Op de dag van closing lag een complete aanpak klaar: een goedgekeurde integratiefilosofie, een ontwerp voor het toekomstige service center, project charters per werkstroom, een communicatieplan per doelgroep en afgestemde rollen en verantwoordelijkheden. Daardoor kon de organisatie op dag 1 starten met implementeren in plaats van met plannen.
In de fase die volgde werden de integratie van de financiële en HR-administraties naar AFAS voorbereid en opgestart, lag er een onderbouwd besluit over het toekomstige EPD-systeem en kwam een masterplanning voor de praktijkintegratie tot stand. Het cultuurprogramma was ingericht en verbond de teams van beide organisaties. Een synergy tracker en voortgangsrapportage gaven management en aandeelhouder doorlopend zicht op voortgang en waardecreatie.
De afronding van de fundering behelsde het daadwerkelijk samenvoegen van het financiële en HR-systeem, de eerste betaling van de salarissen vanuit het geïntegreerde systeem en het ombouwen van de 1e praktijken. Voor het vervolg van de praktijkintegraties is er een standaardwerkwijze opgesteld. Met deze aanpak beschikt TopMondzorg over een schaalbare integratieaanpak die richting geeft aan de praktijkintegratie en aan verdere harmonisatie, samenwerking en groei.
“IntegrationPeople bracht structuur en rust in een integratie die veel complexiteit kende. Hun kracht zit in het combineren van strategisch overzicht met praktische, operationele uitvoering. Ze begrijpen hoe belangrijk continuïteit van de organisatie is, waarom duidelijke besluitvorming en draagvlak essentieel is en hielpen ons om daar vanaf de handtekening regie en grip te houden.”
- Mylene Amoureus van TopMondzorg
