De juiste dingen doen
Het gaat er bij dit soort projecten om dat mensen de juiste activiteiten doen, dat deze mensen op het juiste moment betrokken zijn bij beslissingen en dat ze de juiste werkwijze volgen in het maken van hun beslissingen.
Beslissingen moeten worden gebaseerd op feiten, niet op meningen of politieke agenda’s. Als beslissingen ‘logisch’ en als rechtmatig worden ervaren, is de aanvaarding hoger en de uitvoering simpeler. Beslissingen worden geaccepteerd door degenen die het effect van de beslissing persoonlijk ervaren.
Vaak wordt een stuurgroep ingesteld om dit hele proces te geven. Al het werk wordt opgedeeld in functionele werkstromen. Deze gebruiken een ‘charter’, een projectopdracht, om hun werk uit te voeren. Vaak binnen de kaders van een businesscase en de zogenoemde ‘guiding principles’, die bekrachtigd zijn door het management.
Stuurgroep
Een integratie of carve-out project wordt vaak groots opgetuigd. Stuurgroep, projectteam en werkstromen, het hoort er allemaal bij. Maar welke rollen moeten de verschillende projectonderdelen vervullen om als een goed team een project te laten slagen?
Vooral een SG wordt regelmatig ingesteld zonder dat vooraf goed is nagedacht wat de taken van deze groep zijn, wie welke rol moet vervullen en welke personen er zitting in moeten nemen om de taken te kunnen vervullen. In dit deel van het artikel wordt ingegaan op de rol van een stuurgroep in een project. Hierin worden de taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en de rollen van de leden beschreven.
Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden
Taken
De stuurgroep zorgt ervoor en heeft als belangrijkste taak het vervullen van een initiërende, signalerende en op doelstellingen bijsturende rol over een project. Deze taak kan worden omschreven als het regelmatig beoordelen van het projectresultaat, de projectdoelstelling en de projectrisico’s met rapportages. Na afronding van een projectfase zal de stuurgroep moeten bekijken:
- of de projectresultaten voldoende zijn;
- of de projectdoelstellingen nog gelden;
- of de projectrisico’s aanvaardbaar zijn en/of in voldoende mate worden afgedekt.
Deze taak betekent dat de leden van de SG goed op de hoogte moeten zijn van de status en voortgang van het integratie of het carve-out project.
De praktijk
De praktijk bij een bedrijfsintegratie of carve-out leert dat de kennis en het beschikbare vermogen van de leden vaak te beperkt zijn om een gewogen oordeel te kunnen vormen over de risico’s binnen het project. Een verstandige stuurgroep laat zich dan ook ondersteunen door een onafhankelijke integratiedeskundige.
Bevoegdheden
De stuurgroep vervult eveneens een taak in de besluitvorming voor situaties waarin:
- of de projectleider geen bevoegdheden heeft;
- of er sprake is van tegengestelde belangen of conflicten binnen de projectorganisatie.
De rol die zij in het besluitvormingsproces vervult lijkt op het eerste gezicht een duidelijke zaak: de besluiten die de stuurgroep neemt zijn bindend; ze is namelijk het hoogste orgaan in de projectorganisatie en daarmee bevoegd tot het nemen van bindende besluiten.
Twee soorten stuurgroepen
De sturende stuurgroep neemt alle besluiten; de projectgroep heeft in het besluitvormingsproces een voorbereidende en uitvoerende taak. In de situatie dat een organisatie een stuurgroep onbewust positioneert als een klankbord, zien we zelden dat er een besluit wordt genomen door de stuurgroep. Als er situaties worden voorgelegd, zal de stuurgroep een advies over de besluitvorming formuleren. De projectgroep volgt dit advies op of niet.
De adviserende stuurgroep kan een meer ondersteunende rol vervullen. Ze neemt alleen besluiten waarvoor de projectgroep niet bevoegd is of waarover er een dispuut is binnen de projectgroep.
Verantwoordelijkheden
De trend is dat de stuurgroep meestal ook opdrachtgever is van een bedrijfsintegratie of carve-out . De rol van de opdrachtgever houdt eveneens in dat ze de projecteigenaar is en daarmee verantwoordelijk is voor de succesvolle uitvoering van het project.
De eindverantwoordelijkheid van zo’n project is belegd bij de stuurgroep, omdat het eindresultaat van het project moet bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. De stuurgroep heeft dan zowel budgettaire als bestuurlijke verantwoordelijkheid. Deze verantwoordelijkheidsstructuur moet waarborgen dat er voldoende aandacht is voor het behalen van de projectdoelstellingen.
Delegeren
De stuurgroep delegeert hierbij het dagelijkse projectmanagement aan de projectleider, die binnen afgesproken grenzen (tijd, geld, kwaliteit en scope) gevolmachtigd is en rapporteert aan de stuurgroep. Er is geen bijsturing nodig zolang een project op koers ligt. Binnen de tolerantiegrenzen kan de projectmanager zelfstandig beslissingen nemen. Hij is verplicht te rapporteren naar de stuurgroep zodra het project buiten deze grenzen dreigt te komen. De stuurgroep heeft als taak te bewaken dat de grenzen niet worden overschreden. Hiermee wordt in zekere mate gewaarborgd dat opvallende afwijkingen van de koers niet onopgemerkt aan de stuurgroep voorbijgaan.
Afsprakenkader
Om een effectieve besluitvorming te kunnen waarborgen zullen het projectteam en de stuurgroep bij de start van het project enkele duidelijke afspraken moeten maken over:
- de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- beslissingsbevoegdheid van de projectleider;
- de manier waarop het projectteam rapporteert;
- de frequentie van bijeenkomsten.
De samenstelling
Het succes van projecten is onder meer afhankelijk van de betrokkenheid van alle betrokkenen. Binnen het project wordt een product opgeleverd door leveranciers (intern of extern), voor klanten (eindgebruikers), voor het behalen van organisatiedoelstellingen. Als één van deze partijen ondervertegenwoordigd is, levert dat risico’s op voor het succes van het project. Het leidt tot vertragingen, ontevreden klanten of projectresultaten zonder toegevoegde waarde voor de business.
Bij de samenstelling van de stuurgroep moeten de volgende aandachtspunten in ogenschouw worden genomen:
- welke rollen worden onderkend?;
- de borging van de verschillende rollen inclusief de beslisrol;
- de vertegenwoordigers die de juiste beslissingsbevoegdheid hebben.
De rol van de stuurgroep in de verschillende projectfasen
Een project bij een bedrijfsintegratie of carve-out doorloopt verschillende fasen. Iedere fase heeft uiteraard een ander doel. De activiteiten verschillen hierdoor enigszins per projectfase. Dit op zich stelt weer andere eisen aan de samenstelling van de stuurgroep. Ook al zijn verschillende rollen en verschillende typen personen in de stuurgroep gewenst per projectfase, betekent dat nog niet dat de stuurgroep bij iedere fase totaal van samenstelling moet veranderen. Een vaste kern is van groot belang. Alleen met enkele stuurgroepleden die gedurende het gehele project in de stuurgroep zitting hebben, kan gewaarborgd worden dat de stuurgroep het overzicht heeft over het totale project. Ze moet namelijk niet alleen de benodigde besluiten kunnen nemen voor de fase waarin het project zich bevindt, maar ook de eerder genomen besluiten in overweging kunnen nemen. In voorkomende gevallen is het raadzaam dat de stuurgroep deskundigen uitnodigt haar om te assisteren in haar rol.
Wat zegt de managementliteratuur over een SG? Lees het hier.
