Dit is de eerste van een serie van integratiefouten.
Sinds jaar en dag is het de gangbare praktijk om na het sluiten van een overnamedeal, de closing, te starten met nadenken over de integratie. Wie daar uitgebreid en rustig de tijd voor neemt kan voor grote problemen komen te staan. Na de closing heeft de organisatie 90 tot 120 dagen de tijd om te handelen. Daarna is dit psychologisch belangrijke momentum weg, Vaak gaan betrokkenen dan terug naar hun oude werkwijze en gewoontes. De organisatie moet dit momentum dus gebruiken.
Mensen zijn in de eerste maanden vaak nog van twee kanten geïnteresseerd in elkaar. Dat blijkt vaak al bij de eerste gesprekken. De organisaties kijken toch bij elkaar in de keuken. ‘Hoe werken jullie? Hoe is de koffie?’ Dit is al iets wat in beide organisaties besproken wordt, ook met en door de ondernemingsraad. Late en foute integratie communicatie zorgt alleen maar voor zand in de raderen.

De integratie begint daarom niet na het afronden van de deal, maar al veel eerder in het overnameproces. Veel dealmakers en directies denken dat men eerst de deal moet doen voordat de bedrijfsintegratie start. Maar dat is vooral ingegeven door commerciële belangen van de dealmaker, door onervarenheid, onkunde en door tijdgebrek.

Oplossing 1: Op tijd starten

Over een bedrijfsintegratie moet je nadenken voordat je een deal sluit. Eigenlijk zelfs voor je überhaupt een bod uitbrengt. Je moet op tijd starten. De DD periode is hiervoor uitermate geschikt. Je kunt een Integratie DD laten uitvoeren. Er is door de hectiek vlak voor het afronden van een transactie vaak geen tijd en aandacht meer voor integratie. Vanaf de closing begint de trein echt te rijden en zijn de verwachtingen van alle betrokken partijen vaak hoog. Dan wordt de bestuurder alleen maar geleefd door de waan van de dag en is het momentum van de transactie snel voorbij, met alle risico’s op verloop van klanten en personeel en dus verlies van bedrijfswaarde.

Oplossing 2: Momentum gebruiken

Voor een goede integratievoorbereiding heeft een organisatie ongeveer vier maanden nodig, te beginnen voor de closing van de deal. Minder kan meestal niet, maar meer tijd nemen voor de integratie is ook niet nodig omdat er bij een integratie op een bepaald moment ook beweging moet komen. De organisatie moet het aanwezige momentum weten te benutten in zo’n proces en de plannen echt in gang zetten.  De 120 dagen activiteiten geven vorm aan dit traject.

“De organisatie moet het momentum benutten, mensen zijn in de eerste maanden vaak nog van twee kanten heel erg geïnteresseerd in elkaar”

Omdat er tussen de signing en closing van de deal soms wel een paar maanden zit, is deze periode het perfecte moment om als organisatie te starten met het opstellen en starten van een goed  integratieplan. Dat plan zal vooral door de beide organisaties samen moeten worden gemaakt. Op die manier krijgt men steun en is het plan eigenlijk al in uitvoering tijdens het maken ervan. Daarom werkt het goed om het op te zetten als een integratieproces met functionele werkstromen. Hierbij werken specialisten van beide organisaties samen aan het plan, delen kennis en wennen aan elkaar. Zij worden ondersteund door een Projectbureau met een programmamanager.

Oplossing 3: Vrijuit praten

Het gaat er niet alleen om dat de organisaties samen het allerbeste plan op te stellen. Het is vooral belangrijk dat het plan goed uitvoerbaar is en gedragen word door de beide organisaties en haar medewerkers. En bovendien zo snel mogelijk beschikbaar komt en de belangen van alle betrokken partijen omvat.

Het kan best ingewikkeld zijn om al vergaande plannen te maken als er nog onderhandelingen over de overname gaande zijn en er dus niets definitiefs is getekend. Er is meestal wel een Share Purchase Agreement DEF (SPA) getekend, maar dat is niet voldoende om vrijuit informatie te delen. Toch is het wel goed mogelijk om het integratieplan al vorm te geven in deze periode. En ook om dat juist al samen met het management van beide partijen te doen, waarbij dat woord ‘samen’ vooral belangrijk is. Het is niet altijd eenvoudig, maar u kunt dus wel alvast de nieuwe board bedenken en de organisatie op hoofdlijnen inrichten. Verder mogen de organisaties al best veel informatie met elkaar delen, zolang het maar niet commercieel gevoelig is.

Wilt je je eigen case laten beoordelen? Gebruik de GRATIS online Bedrijfsintegratie Quickscan. Binnen 15 minuten per e-mail ontvang je onze belangrijke terugkoppeling!

Print Friendly, PDF & Email