De praktijk leert dat er veel aandacht is voor:
  • het afsplitsingsproces;
  • de inhoud;
  • het wat en hoe
maar dat er onvoldoende aandacht is de voor het beheersbaar en bestuurbaar houden van dit carve out proces. Dit uit zich in een rommelige projectorganisatie met vertragingen en onduidelijkheid in het eindproduct.

Oplossing: aandacht voor de governance, de projectorganisatie en de menselijke factor.

Voor de projectorganisatie is het van groot belang dat de eindverantwoordelijke managers betrokken zijn. Niet alleen omdat de strategische richting van belang is, maar ook omdat juist in zo’n ingrijpend proces dit management in gedrag moet laten zien achter de gemaakte keuzes te staan. Zelfs als deze ingrijpend zijn. Het is voor iedereen de uitdaging om dit ontvlechtingsproces soepel te laten verlopen. Tijdens de separatie moet men blijven samenwerken. Het kan ook nodig zijn om tijdelijk een onafhankelijk voorzitter van buitenaf in de governance te betrekken.

Werkgroepen

Een ontvlechting raakt alles en iedereen in een organisatie. Om dit aan te pakken zullen er meestal werkgroepen ingesteld moeten worden voor alle functionele gebieden. Zoals

  • organisatie-inrichting;
  •  organisatiebesturing;
  • facilitaire zaken;
  • huisvesting;
  • risk & compliance;
  • inkoop;
  • marketing, distributie en branding;
  • juridische zaken;
  • communicatie;
  • backoffice operations;
  • financiën en controlling.

Deze werkstromen moeten op elkaar worden afgestemd omdat er veel afhankelijkheden zullen zijn, zowel als het gaat om inhoud van de oplossing als het gaat om voortgang. Het inrichten van een passend Project Management Office met een carve out programmamanager om de hele carve out te ondersteunen, is daarbij natuurlijk onontbeerlijk.

Overdracht aan de lijn

Eén van de valkuilen in deze trajecten is dat het projectteam in isolatie van de rest van de organisatie gaat werken en als een bulldozer de klus klaart. Dat is ongewenst, omdat de rest van de organisatie dan nog niet is voorbereid. Dat vergt naderhand nog veel extra werk. Daarom is het zaak om vanaf de start goed voor ogen te houden dat het gaat om een programmaorganisatie met een einddatum en dat het essentieel is dat de lijnorganisatie hier een onderdeel van is, zodat zij het op die einddatum naadloos kan overpakken.

En uiteindelijk gaat het er vooral om veel energie, doorzettingsvermogen, executiekracht, ervaring en teamwork te tonen. Door duidelijke doelen te stellen en de druk op de ketel te houden, kan het project in goede banen worden geleid en zelfs een positief momentum krijgen waarbij beide organisaties in een goede uitgangspositie terechtkomen.

Print Friendly, PDF & Email