Wat moet je organiseren om een zo goed mogelijke uitgangssituatie te creëren voor succes?
A. Begin op tijd en doorloop alle fasen van het proces
Partijen die via een buy and build strategie in de assuradeurenmarkt willen groeien, nemen een aantal belangrijke stappen. Om succesvol te zijn is het verstandig om de activiteiten tussen het MenA kanaal en de integratie-activiteiten over en weer op elkaar af te stemmen en dus moet er vooraf het nodige werk verzet worden.
De Raad van Commissarissen of de Raad van Toezicht en het management van de overnemende organisatie moet, voordat het zich in acquisities stort, een duidelijk beeld hebben van een aantal zaken. Niet alleen over de exit strategie, maar vooral over wat de eindsituatie moet zijn en de timing daarvan met betrekking tot:
- De commerciële strategie. Wat wil je bereiken met de verschillende onderdelen van de salespropositie? Wel of niet rationaliseren of standaardiseren van het merk? Hoe gaat het kantorennetwerk eruit zien in aantal, spreiding en hun rol? Hoe ziet het product- en dienstenaanbod eruit? Hierbij moet je rekening houden met de verschillende verkoopkanalen (internet, telefonisch, persoonlijk contact), klantgroepen (particulier, zakelijk) dienstverleningsvorm (abonnement en/of provisie), assortiment (vermogensbeheer, zorg-, verzuim-, pensioen-, schade- en levensverzekeringen en assuradeurondersteuning, et cetera), het gebruik van het volmachtbedrijf of een combinatie van dit alles.
- De operationele strategie. De in de eindsituatie te gebruiken operationele infrastructuur (systeemomgeving, cloudservices, ICT-systemen, processen, datamanagement, et cetera) moet duidelijk zijn, net als het migratiepad en migratietempo naar de gewenste operationele omgeving. De assurantiebranche kent een beperkt aantal leveranciers van het ICT-basissysteem voor de volmacht en provinciale markt. Onderzoek goed welke combinatie van systeemomgevingen, applicaties en processen passen bij de beoogde groeidoelstelling. Zorg dat de gekozen ICT-leveranciers dit migratiepad kunnen ondersteunen.
Aanvullend op deze strategische bouwstenen voor een succesvolle buy and build benadering in de assuradeurenmarkt, is het verder belangrijk aandacht te schenken aan:
- Een dedicated integratieteam. Het is verstandig een dedicated integratieteam beschikbaar te hebben die bij iedere acquisitie in de pre-signing fase ‘meekijkt’ en de strategische en operationele inpasbaarheid van de acquisitie in de strategie bepaalt. Ook moeten de case-specifieke integratierisico’s tijdens een Integratie Due Diligence worden beoordeeld. Hoe gaan we het aangekochte bedrijf samenvoegen, zodat het past in de voor de eindsituatie geformuleerde commerciële en operationele doelstellingen? Wat zijn, per functioneel gebied, de daarbij verbonden integratie risico’s, de daarmee verbonden inspanningen, timing, alternatieven en kosten? Dit zijn vragen die in ieder geval een antwoord verdienen.
- De voorbereiding van de dag 1 activiteiten. Het integratieteam werkt in de periode na de signing en voor de closing aan de dag 1 en de 120 dagen voorbereiding. Ze houden daarbij onder meer rekening met het behoud van de bedrijfswaarde van de toekomstige organisatie. Het integratieteam bereidt de retentie-activiteiten voor klanten, belangrijke opdrachtgevers en de medewerkers voor. Zo mogen geen klanten, belangrijke opdrachtgevers of kernmedewerkers vertrekken als het integratieproces gestart is. Daarnaast is het belangrijk om bij grote verschillen in de bedrijfscultuur, als er bijvoorbeeld grootschalig samengevoegd moet worden of als de samenvoeging van groot strategisch belang is, hieraan voldoende aandacht te schenken. Zorg verder voor een stakeholdergerichte communicatiestrategie, wees voorbereid op (terechte)vragen van deze verschillende stakeholdergroepen en voorkom belangrijke communicatiefouten.
- De dag 1 activiteiten. Op het moment dat je het voor het zeggen krijgt binnen een nieuwe onderneming, moet je op de voor jouw belangrijke onderdelen je stempel kunnen drukken. Hierdoor kunnen de stappen genomen worden om de korte termijn en langere termijn groeidoelstellingen te halen. Direct na de bedrijfsoverdracht worden de dag 1 activiteiten uitgevoerd en toont het nieuwe management leiderschap door binnen de net verworven onderneming goed zichtbaar te zijn. Een eenduidige boodschap mag daarbij niet ontbreken. Verder wordt er door het integratieteam doorgewerkt aan de verdere invulling van de 120 dagen activiteiten.
- De 120 dagen periode. In de 120 dagen periode worden, per functioneel gebied, de eerste resultaten behaald en gerapporteerd. Daarnaast wordt het integratiemanagement en het integratieprogramma opgezet en ook wordt eventueel het programmabureau ingericht. Alles is gericht op het reduceren van de risico’s en het behalen van de verwachte resultaten. Dat dit geld kost mag duidelijk zijn. De Wet Assurantiebemiddelingsbedrijf en de AVG zijn van toepassing. Het niet voldoen aan deze wet- en regelgeving kan grote reputatie- en continuïteitsrisico’s met zich mee brengen en dat moet worden voorkomen.
- Post closing, de uitvoering. In deze fase wordt per bedrijfsfunctie het integratieprogramma afgewerkt eventueel met ondersteuning van een projectbureau. Gebruik tooling om actief voeling te houden met medewerkers en met het project en haar resultaten, zodat tijdige rapportage van de resultaten en een beheerste uitvoering van het integratieprogramma hand in hand gaan.
- Gebruik ondersteunende tooling. Als er seriematig acquisities worden gedaan, verdient het de aanbeveling templates, werkprogramma’s, een playbook of een draaiboek beschikbaar te hebben voor zowel het acquisitie- als het integratieproces. Zo wordt de beheersing van beide processen ondersteund en de kwaliteit constant gehouden. Het niet aanwezig zijn van een acquisitie- en integratiedraaiboek wordt, zo blijkt uit onderzoek, door commissarissen als belangrijk gemis ervaren.
B. Maak gebruik van gespecialiseerde kennis en ervaring om de buy and build strategie in de assuradeurenmarkt vorm te geven
Een griepje laat je door een huisarts beoordelen en oplossen. Een integratie is als een hartoperatie. Hiervoor heb je gespecialiseerde kennis en ervaring nodig. Iemand of een groep mensen die de gevaren, risico’s, valkuilen en de oplossingen van zo’n specifieke situatie kennen. Zij hebben deze activiteiten al meermaals uitgevoerd en hebben geleerd van hun fouten. Ook hebben ze het juiste gereedschap en de juiste tooling beschikbaar.
Zo geldt dit ook voor integratie van de, in het kader van de buy and build strategie in de assuradeurenmarkt, aangekochte bedrijven. Laat dit uitvoeren door mensen die dit proces meerdere malen hebben uitgevoerd en hebben doorleefd. Niet zonder redenen hebben bedrijven, die een actieve buy and build strategie uitvoeren, medewerkers beschikbaar die bijna fulltime bezig zijn met de bedrijfsintegratie voorbereiding en de bedrijfsintegratie uitvoering om zo synergie behalen.
Een generieke projectmanager of een algemene interim-manager gaan je niet echt verder helpen, omdat hij of zij, net als de huisarts, niet over de juiste skillset en ervaring bezit. Het mislukken van deze buy and build groeistrategie is dan onontkoombaar. Goedkoop is duurkoop.
